2023年3月8日，中國正式加入《取消外國公文書認證要求的公約》（又稱《海牙公約》），2023年11月7日正式生效實施。公約生效后，大大方便了外籍人士跨國使用文書。對于境外人士的委托律師的流程亦發生一定變化。此前筆者已辦理一起在美華僑的訴訟案件，近期剛好又有僑居在新西蘭的中國公民需要委托筆者進行訴訟，現就以新西蘭為例簡單介紹一下辦理海牙認證的具體流程：
一、準備材料
如委托律師進行訴訟，通常需要準備的材料有：《委托書》《民事起訴狀》、護照復印件等。《委托書》《民事起訴狀》等訴訟相關材料律師會事先準備發送給當事人。
需要注意的是，由于國內部分法院對文書形式有一定要求，相關材料最好是A4紙打印，相關簽字亦最好使用黑色水筆簽寫。
二、辦理文書公證
境外當事人在辦理附加聲明時應事先了解哪些文件需要事先進行文件公證，文件范圍及要求可于新西蘭政府官網搜索Authentication Unit document requirements進行查詢。
經了解，辦理文書公證必須由新西蘭公證員進行辦理，不能由治安法官及律師進行辦理。當事人可以通過新西蘭公證員查詢網址：https://notarypublic.org.nz/，查詢居住地附近的公證員并預約進行辦理。
最后，辦理附加證明書的文書需要進行翻譯，可選擇自行翻譯或新西蘭內政部幫忙翻譯。若自行翻譯，則已翻譯文書也要先經過公證員公證；若內政部幫忙翻譯，則在辦理附加證明書時可在表格內提交申請，需繳納一定費用。
三、辦理海牙認證（附加證明書）
不同國家有不同的辦理機構，例如美國居民個人及州政府出具的文件，是由州務卿進行海牙認證，而聯邦政府出具的文件，則由美國國務院進行海牙認證。因此當事人在辦理相關手續前，需要了解到所在國辦理海牙認證的機構。至于具體的辦理流程，需當事人向相關機構進行詳細咨詢。以新西蘭為例，新西蘭內政部是辦理新西蘭附加證明書的主管機構，新西蘭政府官網內就已詳細記載了如何在海外使用新西蘭文書流程，其中包含辦理文書公證及附加聲明書的具體步驟，及內政部聯系方式，內容可至www.govt.nz/authentications進行查詢。
四、題外話：中國公民也必須按照海牙認證流程委托律師嗎？
對于境外公民，適用海牙認證流程委托律師屬無爭議問題。但對于中國公民，根據《民事訴訟法》第六十二條第三款“僑居在國外的中華人民共和國公民從國外寄交或者托交的授權委托書，必須經中華人民共和國駐該國的使領館證明；沒有使領館的，由與中華人民共和國有外交關系的第三國駐該國的使領館證明，再轉由中華人民共和國駐該第三國使領館證明，或者由當地的愛國華僑團體證明。”實際上只需要根據領事館出具證明文件既可以，并不需要進行海牙認證程序。但遺憾的是，《海牙公約》生效后，各大領事館都以公約生效為由拒絕再辦理公證手續，因此導致中國公民亦被迫只能按照海牙認證流程辦理相應手續。對于這一問題，筆者在《《取消外國公文書認證要求的公約》發布后，領事館就不能辦公證委托了？》一文中亦詳細闡述，感興趣的朋友可以自行查閱。